Elke organisatie wil goed bereikbaar zijn voor klanten? Maar hoe doe je dat als klanten tegenwoordig op zoveel manieren je kunnen bereiken. Van “traditioneel” bellen of e-mailen tot WhatsAppen en social media. Deze diversiteit aan communicatiekanalen veroorzaakt een complexe uitdaging. Ik zou er gek van worden!

Effectief en zorgvuldig communiceren via deze diverse kanalen gaat niet altijd hand in hand. Voor een optimale klantinteractie en uitstekende service is empathie een cruciale factor. Het gaat om goed luisteren naar behoeften en je volledig verplaatsen in de situatie. Oprecht zijn en de tijd nemen, maar hoe neem je goed de tijd met zoveel communicatiekanalen?

Maak er altijd een primaire taak van

Als medewerkers naast het leveren van service ook te druk zijn met andere werkzaamheden, verliezen ze de klant uit het oog. Focus de sleutel tot succes. Wanneer klanten vervolgens weer hun best moeten doen om iemands aandacht te krijgen, resulteer dat direct in een minder goede service. Dit kan reden zijn voor een klant om afscheid te nemen. 

Voorkom geautomatiseerde reacties

Antwoorden die vanuit een script lijken te komen, zijn funest voor de klantinteractie. Service verlenen vereist flexibiliteit en ruimte voor interactie, alleen dan zal communicatie natuurlijk verlopen. Als je zonder gevoel en empathie reageert, is de persoonlijke interactie meteen weg. Voorkom dus dat je gaat automatiseren met standaard reacties of antwoorden, hoe efficiënt het ook lijkt. 

Geen kastje naar de muur

Het is voor een klant niets frustrerender dan van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Elk communicatiekanaal kent weer zijn eigen spelregels. Voorkom dat verschillende medewerkers verschillende kanalen beheren. Maak keuzes welke kanalen voor jou en de klant goed werken en richt daar je organisatie vervolgens op in. 

Stand out from the Crowd. Het begint allemaal met het hogere doel om iets radicaal te willen veranderen. Het ondernemen vanuit de echte waarom.